Was ist ein Bautagebuch?

Das Bautagebuch ist ein Dokument, welches dazu dient, den gesamten Ablauf der Bautätigkeit zur Erstellung eines Gebäudes lückenlos zu archivieren. Dabei ist ausschlaggebend für die Genauigkeit, dass es möglichst täglich aktualisiert wird, um alle Ereignisse jedes Bautages ohne Verzögerung zu dokumentieren. Gleichzeitig stellt das Bautagebuch ein wertvolles Mittel dar, um den Baufortschritt zu kontrollieren und die Gründe für Verzögerungen zeitnah festzuhalten.

Die besondere Bedeutung der Dokumentation im Baubereich ist der Grund dafür, dass ein Bautagebuch zu den Grundleistungen der Objektüberwachung nach Leistungsphase 8 der HOAI gehört. Gleichzeitig stellen die Gegenzeichnungen der Leistungen durch die jeweiligen Auftragnehmer:innen sicher, dass das Bautagebuch jederzeit auch später zu Beweiszwecken hinzugezogen werden kann. Es dient damit der vollständigen Dokumentation eines jeden Bauvorhabens und wird nach seiner Fertigstellung ein fester Bestandteil der Bauakte.

Zu beachten ist die genaue Begriffsbestimmung. Die Begriffe "Bautagebuch, Bautagesbericht und Baustellenprotokoll" klingen zwar ähnlich, stehen aber für völlig unterschiedliche Dokumente:

Ist ein Bautagebuch Pflicht?

Für das Führen eines Bautagebuchs gibt es feste Regeln, die in der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) bzw. in dem Vergabehandbuch des Bundes (VHB) festgelegt sind. Bei Bauprojekten nach HOAI ist ein Bautagebuch verpflichtend von Architekt:innen oder den verantwortlichen Bauleiter:innen zu führen. Gelegentlich werden auch die beauftragten Unternehmen oder Subunternehmen mit der Führung eines Bautagebuchs beauftragt. Letztlich verantwortlich für das ordnungsgemäße Führen eines Bautagebuchs sind aber die zuständigen Architekt:innen. Kommen diese ihrer Pflicht nicht nach, kann es schlimmstenfalls zu Kürzungen des Honorars durch die Bauherrenseite oder gar zu Schadenersatzklagen kommen. Diese sind möglich, wenn Auftraggeber:innen zweifelsfrei nachweisen können, dass aufgrund mangelnder Objektüberwachung Schäden entstanden sind.

Bei öffentlichen Aufträgen greift dagegen die VHB.Bund (Ausgabe 2017, Stand 2019), die ein Bautagebuch vorschreibt, wenn:

• mehrere Gewerke zu koordinieren sind.

• technisch komplexe Aufgaben zur Ausführung kommen.

Grundsätzlich soll ein Bautagebuch immer zeitnah geführt werden. In der Regel ist das also täglich der Fall. Auch die jeweiligen Gewerke sollen täglich die Aufzeichnungen gegenzeichnen. So soll ein beweiskräftiges Dokument erstellt werden.

Wer muss ein Bautagebuch führen?

Die HOAI regelt die Frage, wer das Bautagebuch führen muss. In der Leistungsphase 8 wird es als Grundleistung der verantwortlichen Architekt:innen aufgeführt. Allerdings können diese auch die Führung des Bautagebuchs an eingesetzte Bauleiter:innen delegieren. Bauherr:innen haben übrigens ein Recht auf Einsicht.

Weiterhin fordern einige Architekt:innen von den Auftragnehmer:innen die Führung eines eigenen Bautagebuchs. Dieses soll dann zum Abgleich mit den eigenen Aufzeichnungen und zur Feststellung der erbrachten Bauleistungen dienen. Auch die Ankündigung der Erbringung weiterer, nicht vertraglich vereinbarter Leistungen nach Paragraph 2 Abs. 6 der VOB Teil B kann durch die separat erstellten Bautagebücher erfolgen. Auftragnehmer:innen sollten dann aber im eigenen Interesse sicherstellen, dass diese Ankündigung auch in das offizielle Bautagebuch der Bauüberwachung übernommen wird.

Was gehört alles in das Bautagebuch?

Das Bautagebuch übernimmt im Bauablauf die Aufgabe einer detaillierten, vollständigen Dokumentation aller für den Bauprozess relevanten Daten, Faktoren und Ereignisse. Auch wenn die HOAI keine festen Aussagen zur Gestalt und zum Umfang des Dokuments macht, so ist es doch sinnvoll, ein aussagekräftiges, rechtlich belastbares Material anzulegen. In jedes Tagebuch gehören daher auf jeden Fall folgende allgemeine Angaben:

• Genaue Objektbezeichnung.

• Definition der Baumaßnahme (z.B. Neubau, Sanierung).

• Anfangs- und Enddatum der Baumaßnahme.

• Datum des jeweiligen Eintrags.

• Name des verantwortlichen Bauleiters oder SiGeKos.

• Anwesende Personen und Firmen auf der Baustelle.

• Eingangsbestätigung der von Lieferant:innen oder Auftragnehmer:innen angelieferten Materialien.

• Eingesetzte Baustoffe.

• Eingesetzte Maschinen und Großgeräte.

• Erbrachte Leistungen der Auftragnehmer:innen und Zahl ihrer Mitarbeiter:innen.

• Prüfungsergebnisse aller vorgeschriebenen Baustoff-, Boden- und Wasserproben.

• Auflistung von Bauleistungen, welche die Anwesenheit des Bauleiters voraussetzen.

• Betriebsanleitungen und Datenblätter zu installierten Elementen.

• Abnahmen oder Teilabnahmen inkl. Protokollen von Bauleistungen.

• Störungen im Bauablauf und festgestellte Schäden bzw. Mängel.

• Angaben zum aktuellen Wetter, insbesondere bei Witterungslagen, die den Baufortschritt beeinflussen könnten (Sturm, Dauerregen, Frost und Schnee).

• Fotos von allen Bauteilen, die später nicht mehr sichtbar sind.

• Weitere Fotos und Notizen, welche die Dokumentation nachvollziehbar machen.

Hinzu kommen im Bedarfsfall besondere Angaben zu Faktoren, welche die Vergütung oder Ausführungszeit beeinflussen:

• Arbeitsunterbrechungen oder Baustopp aufgrund von Streiks, Unfällen oder Witterungseinflüssen.

• Gesetzliche Gründe wie nachträgliche Beantragungen oder Genehmigungen infolge von Planungsänderungen.

• Behinderungsanzeigen von Auftragnehmer:innen.

• Personalwechsel von Bauleiter:innen (auftragnehmerseitig).

• Mündliche Weisungen an Auftragnehmer:innen oder ihre Vertreter.

• Schwerwiegende Gründe, die das Recht auf Kündigung oder Schadenersatz möglich machen könnten.

Wie erstellt man ein Bautagebuch?

Die Zeiten, in denen ein Bautagebuch mit Zettel und Stift erstellt wurde, sind längst vorbei. Die Fülle der Daten würde heutzutage Bücher produzieren, die kaum jemand mit sich herumschleppen könnte. Bereits vor Jahrzehnten sind daher Planer:innen dazu übergegangen, das Tagebuch digital auf dem PC zu erstellen. Dazu wurden in der Vergangenheit häufig Word- oder Excel-Dokumente erstellt. Bei sehr kleinen Bauprojekten mag das vielleicht auch heute noch funktionieren, dennoch ist der Zeitaufwand enorm hoch. Dies liegt darin, dass Import- und Export-Funktionen der entsprechenden Programme sehr eingeschränkt und außerdem schwierig beherrschbar sind. Gerade für Excel-Tabellen sind umfangreiche IT-Kenntnisse erforderlich und immer wieder stoßen speziell Archtekt:innen an die Grenzen der Software, die in erster Linie als Tabellenkalkulation für Betriebsrechnungen entwickelt wurde. Außerdem sind die verschiedenen Software-Versionen nicht immer kompatibel, was die Schwierigkeiten bei der Weitergabe der Daten erhöht.

Daher arbeiten die meisten Architekt:innen heute mit einer modernen Bau-Management-Software. Im Allgemeinen sind Online-Lösungen in den Planungsbüros im Einsatz. Diese bieten den entscheidenden Vorteil, dass alle am Bau Beteiligten synchron auf allen Endgeräten Zugriff auf das Tagebuch haben. Egal ob Mac oder Windows-PC, Tablet oder Baustellenhandy: Immer sind alle Daten überall verfügbar und können problemlos exportiert werden, beispielsweise als PDF. Spezialisierte Baumanagement-Lösungen unterstützen Architekt:innen durch die intuitive Bedienoberfläche bei der Erstellung des Tagebuchs. Wichtige Parameter und Vorlagen sind bereits vorhanden und auf Mausklick abrufbar, dies vermeidet Fehler bei der Erstellung.

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Gibt es Vorlagen für ein Bautagebuch?

Um die Erstellung eines Tagebuchs zu erleichtern, gibt es zum Glück hilfreiche Vorlagen. Diese helfen Planer:innen, eine professionelle Dokumentation anzulegen. Mit der kostenlosen Bautagebuch Vorlage gelingt es Architekt:innen und Bauleiter:innen, ein korrektes Bautagebuch zu erstellen. Das PDF lässt sich einfach ausdrucken und bei Bauvorhaben verwenden. Für die meisten Projekte lohnt sich allerdings die zu hundert Prozent digitalisierte Erstellung mit einer Bau-Software online. Dies ermöglicht die automatisierte Eingabe und Ausgabe aller relevanten Daten.

Was kostet ein Bautagebuch?

Da das Tagebuch Teil der Grundleistungen von Architekt:innen in der Leistungsphase 8 ist, lassen sich die exakten Kosten normalerweise schwer ermitteln. Die Überwachungs- und Aufsichtspflichten der beauftragten Planer:innen sind gerade in dieser Leistungsphase der Bauausführung sehr umfangreich, sicherlich ein Grund dafür, dass laut der ehemaligen HOAI bis 2021 rund ein Drittel des Honorars für die LP 8 veranschlagt wurde.

Wenn externe Personen mit der Erstellung des Tagebuchs beauftragt werden, kann dies insbesondere bei stundenweiser Vergütung teuer werden. Daher lohnt es sich für Planungsbüros, die Erstellung lieber mit Hilfe einer modernen Baumanagement-Software vorzunehmen, dann sind die Kosten im Honorar inbegriffen.

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