Die verbindliche Einführung der E-Rechnung auch für Freiberufler und KMUs ab Anfang 2025 bedeutet den Abschied von der klassischen Rechnung in Papierform oder per Email im Format PDF oder Word. Zum Empfang, Archivieren und Erstellen ist in Zukunft eine Software notwendig, welche die Vorgaben der CEN-Norm EN16931 erfüllt. Zum Glück bieten die führenden Kostenmanagement-Tools für Architekten bereits die weitgehend automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen.

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Was versteht man unter E-Rechnung?

Im novellierten Umsatzsteuergesetz (UStG) wird im §14 Abs.1 unterschieden zwischen "elektronischen Rechnungen" (ab 2025: E-Rechnungen) und "sonstigen Rechnungen", die entweder in Papierform oder in herkömmlichen Formaten (PDF, Word) per Email versandt werden. 

Die Eigenschaften der E-Rechnung sind klar definiert: Sie muss in einem Dateiformat erstellt werden, das EN16931-konform ist. Diese Euronorm regelt die zukünftig gültigen Dateiformate für den Rechnungsverkehr im Europäischen Wirtschaftsraum. Ihnen gemeinsam ist, dass sie alle maschinenlesbar sein müssen. In Deutschland kommen hauptsächlich zwei Formate zum Einsatz: die ausschließlich maschinenlesbare XRechnung in XML und die hybride, auch visuell lesbare ZUGFeRD als kombinierte XML-und-PDF/A-3-Datei. Durch die Normierung wird sichergestellt, dass die Echtheit der Herkunft in Bezug auf Identität und Unversehrtheit bei der elektronischen Übermittlung gewährleistet ist.

Was ist eine E-Rechnung Software für Architekten?

Eine E-Rechnung Software für Architekten ist ein auf die Erstellung von Honorarrechnungen nach HOAI spezialisiertes Tool, das Planungsbüros hilft, weitgehend automatisiert gesetzeskonforme E-Rechnungen zu erstellen und empfangen. 

Moderne Projektmanagement-Tools für Architekturbüros beinhalten heutzutage bereits das notwendige Modul für die zukünftig erforderlichen Rechnungsformate. Übrigens war die E-Rechnung bei öffentlichen Aufträgen sogar schon seit Ende 2020 Pflicht. Das ist einer der Gründe, warum die meisten größeren Planungsbüros schon mit einer Software für die Rechnungsstellung arbeiten. Spätestens jetzt sollten auch kleinere Büros und Freiberufler auf eine Abrechnungs-Software umsteigen.

Kernfunktionen einer E-Rechnung Software für Architekten

Eine E-Rechnung Software für Architekten erlaubt die einfache Erstellung von Honorarrechnungen in den neuen EN16931-konformen Formaten. Im Allgemeinen können Architekt:innen dabei in den meisten Softwarelösungen die Rechnung wie bisher in gewohnter Weise erstellen. Das Software-Modul wandelt sie anschließend in eines der standardkonformen Formate um. In Deutschland sind das entweder "XRechnung" oder "ZUGFeRD". 

Entscheidend ist dabei jedoch, wie gut das Modul in die bestehende Planungssoftware integriert ist. Hier gibt es durchaus Unterschiede, vor dem Kauf sollte verglichen und getestet werden, wie gut und intuitiv die Rechnungserstellung und Abrechnung in den gesamten Workflow eingebettet ist. Je besser das Modul zur Erstellung der E-Rechnung mit der gesamten Planungssoftware zusammenarbeitet, umso zeitsparender und effizienter können Architektenbüros letztlich arbeiten.

Die besten E-Rechnung Softwares für Architekten im Vergleich

Exemplarisch hier vier führende Softwares zur einfachen Erstellung von E-Rechnungen. Ihnen gemeinsam ist, dass alle problemlos die Rechnungserstellung in den deutschen Dateiformaten XRechnung und ZUGFeRD unterstützen.

Compa

Compa bietet mit der modernen light-weight Controlling Software für Architektur- und Ingenieurbüros eine einfache Lösung zur Erstellung von E-Rechnungen, auch nach HOAI, an. Compa unterstützt die Dateiformate XRechnung und ZUGFeRD, das bedeutet, dass menschenlesbare Rechnungen für private Bauherr:innen und Auftraggeber:innen erstellt werden können, da ZUGFeRD neben dem XML-File ein PDF/A-3 generiert, das auch direkt auf Papier gedruckt und gegebenenfalls per Post versandt werden kann.

Außerdem gibt es einen Integrierten HOAI Rechner und eine Zeiterfassung. Damit kann man HOAI Angebote und Rechnungen mit wenigen Klicks erstellen und danach Stunden oder den Fortschritt der HOAI Leistungsphasen abrechnen.

Die Software zeichnet sich durch die reduzierte Oberfläche und den Fokus auf kleine Büros aus, die eine Schulung überflüssig macht. Da die Compa Software cloudbasiert läuft, ist sie für alle Betriebssysteme und mobilen Geräte geeignet, daher auch problemlos von unterwegs.

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Kobold 

Die All-In-One-Lösung der Kobold Management Systeme GmbH aus Wuppertal wartet mit einem besonders großen Funktionsumfang auf, der besonders auf sehr große Unternehmen ausgelegt ist. Um alle Funktionen richtig aufzustezen, kann eine Servicevertrage für Schulung und Support aufgesetzt werden. In der Standardversion muss die Software unter Windows installiert werden, für Mac-User ist ein Betrieb nur unter einer Windows-Emulation (z.B. Parallels) möglich. Es kann auch eine Version auf dem eigenen Server aufgesetzt werden. Neben der Rechnungserstellung als XRechnung oder ZUGFeRD ermöglicht Kobold Echtzeit-Controlling, dabei sind über 200 Berichte direkt verfügbar.

Projekt Pro

Die Projektmanagement-Software aus Aschau ist modular aufgebaut. Planungsbüros müssen aus den verschiedenen Modulen diejenigen auswählen, welche ihren Anforderungen entsprechen. Auf dieser Basis erstellt der Entwickler dann einen individuellen Preisvorschlag. Wie beim Vorgänger ist der Funktionsumfang enorm und deckt auch die Belange großer Ingenieurbüros ab. Unter den zahlreichen Modulen bietet das Modul "Angebot, Auftrag, Rechnung" die Erstellung von E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Damit sind sowohl die Bedürfnisse von öffentlichen bzw. gewerblichen als auch privaten Kund:innen abgedeckt.

untermStrich

Die untermStrich Software GmbH aus Berlin setzt bei ihrem Konzept ganz auf den Fokus Controlling. Das zeigt auch das Tool zur Rechnungserstellung in den beiden Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Weitere internationale Dateiformate anderer Länder werden ebenfalls unterstützt. Mit der Software haben Architekt:innen jederzeit Zugriff auf alle Pläne und Projektdaten durch die cloudbasierte Lösung. Daher kann untermStrich plattformunabhängig eingesetzt werden, allerdings nur auf den unterstützten Browsern Firefox, Google Chrome und Mac Safari. Der Preis richtet sich nach der Anzahl der Lizenzen. Die umfangreiche Software lernt man am besten in "Online-Akademie" genannten, kostenpflichtigen Remote-Schulungen.

Wie viel kostet eine E-Rechnung Software?

Die Frage lässt sich pauschal schwer beantworten und richtet sich nach den Anforderungen des jeweiligen Planungsbüros. Es gibt sogar kostenlose Software zur Erstellung von E-Rechnungen, allerdings bleibt fraglich, inwiefern sie im täglichen Einsatz kosten- und zeit-effizient sind. Ohne eine nahtlose Integration in den gesamten Planungsprozess übersteigen die eingesparten Kosten schnell den zusätzlichen Zeitaufwand beim Import in das Projektmanagement. Außer bei sehr kleinen, privaten Bauprojekten, die noch weitgehend manuell erstellt werden, dürfte eine komplette, moderne Controlling-Software fast immer die wirtschaftlichste Lösung sein. 

Hier gibt es durchaus erhebliche Preisunterschiede, die sich in erster Linie nach der Unternehmensgröße richten. Von günstigen 79 Euro pro Monat im jederzeit pausierbaren Abo bei der auch für kleine Büros erschwinglichen Software von Compa bis hin zu fünfstelligen Bereichen bei Kobold, das sich hauptsächlich an große Unternehmen wendet, ist alles dabei. Einige Hersteller wie Projekt Pro oder untermStrich nennen übrigens gar keine Preise, sondern machen nur individuelle Angebote nach einem persönlichen Kontakt.