Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) hatte bereits im Mai 2019 gefordert, dass Arbeitgeber europaweit verschärften Pflichten zur genauen Erfassung der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter nachkommen müssen. So verpflichtet der EuGH nun Arbeitgeber, die tägliche Arbeitszeit jedes Mitarbeiters mit Arbeitsbeginn, -ende und -dauer festzuhalten. Spätestens seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.9.2022 muss allen Arbeitgebern bewusst sein, dass die digitale Zeiterfassung zu ihrer Obliegenheit gehört. Daher sollten Planungsbüros unbedingt über den Einsatz einer modernen Zeiterfassung Software nachdenken.

Was ist eine Zeiterfassung Software für Architekten?

Eine Zeiterfassung Software ist ein Tool für die Verwaltung von Arbeitszeiten der Mitarbeiter und die zeitliche Erfassung der Kundenaufträge. Neben der genauen, gesetzlich vorgeschriebenen Erfassung der Arbeitsstunden des Personals lassen sich gleichzeitig sehr präzise die für jedes Projekt aufgewendeten Projektstunden abbilden. Mit Hilfe der Zeiterfassung Software kann jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeit dokumentieren. 

Das Besondere an einer Zeiterfassungssoftware für ArchitektInnen ist die Verknüpfung zu den Honorarangeboten und -rechnungen. Im Idealfall können die Zeiten direkt auf Projekte und Leistungsphasen nach HOAI gebucht werden. Das hat den Vorteil, dass Honorarechnungen mit wenigen Klicks erstellt werden können. Außerdem behält man die Wirtschaftlichkeit des Projektes und aller Leistungsphasen immer im Blick.

Wie funktioniert die Zeiterfassung für Architekten und Ingenieure?

Je nach eingesetzter Software unterscheidet sich die Zeiterfassung geringfügig. Fest steht, dass mit heutigen, modernen Tools die Erfassung der Arbeits- und Projektzeit wesentlich komfortabler und einfacher umgesetzt werden kann als auf herkömmliche Weise mit Excel-Tabellen. Im Allgemeinen beträgt der Zeitaufwand für jeden Mitarbeiter nicht mehr als zwei bis drei Minuten zur Erfassung der Arbeits- und Projektzeit. 

Normalerweise wird die Arbeitszeit direkt auf die jeweiligen Projekte und Leistungsphasen gebucht, wenn Mitarbeiter an mehreren Projekten arbeiten. Häufig wird bei Bauprojekten aber nur ein einziger Projektverantwortlicher abgestellt, so dass sich seine Arbeitsstunden direkt auf das Projekt anrechnen lassen. Integrierte Notizen erleichtern später die Transparenz gegenüber BauherrInnen. Gleichzeitig sind für jeden Mitarbeiter sowie für den Leiter des Planungsbüros die Soll- und Ist-Stunden schnell und übersichtlich dargestellt.

Kernfunktionen einer Zeiterfassung Software

Auch wenn jeder Hersteller sicherlich andere Aspekte priorisiert, sollten doch bestimmte Funktionalitäten und Grundfunktionen in jeder Software zur Zeiterfassung enthalten sein:

• Optimale Integration und problemloser Import / Export: Die Zeiterfassung Software muss problemlos mit anderen Anwendungen wie der Angebots- und Rechnungsstellung verknüpft werden. Dadurch können Zeiten auf die richtigen Angebotspositionen (z.B. angebotene Leistungsphasen der HOAI) gebucht werden oder direkt in der Rechnung abgerechnet werden.
• Flexible Anpassung an unterschiedliche Bedürfnisse und Bürogrößen. Dies setzt eine plattformübergreifende Nutzung und eine user-freundliche Bedienoberfläche voraus, die es auch technisch weniger bewanderten MitarbeiterInnen ohne lange Einarbeitungszeit möglich macht, sich schnell zurechtzufinden.
• Automatische Berechnung von Mindestpausen, Feiertagen und Urlaubszeiten auf Grundlage gesetzlicher Vorschriften.
• Verknüpfung mit Projekten und HOAI: ArchitektInnen sollten einfach Zeit auf Projekte und Leistungsphasen buchen können. Somit kann man die wichtigsten Auswertungen ohne zusätzlichen Aufwand herausziehen.
• Umfangreiche Reporting-Funktion: Übersichtliche Darstellung der Ergebnisse in Tabellen und Diagrammen ermöglichen einen sicheren und schnellen Überblick über Projektzeiten, Trends und Optimierungsmöglichkeiten.

Die 5 besten Zeiterfassung Softwares für Architekten im Vergleich

Compa Zeiterfassung Software

Die Zeiterfassung Software von Compa zeichnet sich durch eine vollständig cloudbasierte Software aus, die ohne Installation auf jedem Gerät (iPhone, Android, Mac, Windows, PC) nutzbar ist – ideal für Architektinnen, die auch einmal von zu Hause oder der Baustelle arbeiten. Mit Compa können Architekten und Ingenieure ihre Zeit effizient erfassen, ohne dabei wertvolle Arbeitszeit zu verlieren.

Was sind die Funktionen der Zeiterfassung von Compa?

• Zeiten für Projekte und Leistungsphasen festhalten
• Übersicht über Profitabilität von Projekten und Leistungsphasen
• Honorarrechnungen mit wenigen Klicks aus der Zeiterfassung erstellen

Vorteile der Zeiterfassung Software von Compa:

• Einfache und intuitive Bedienung: Mitarbeiter können direkt und ohne Einarbeitungszeit mit der Zeiterfassung starten.
• Automatisierte Honorarrechnungen: Mit einem Klick lassen sich professionelle Rechnungen erstellen und direkt an Bauherren versenden.
• Zentrale Datenverwaltung: Alle Zeiterfassungsdaten sind zentral gespeichert, was das Handling von Mitarbeiterzeiten vereinfacht und Fehler durch manuelle Datenübertragung eliminiert. 
• Zeitersparnis: Keine Installation notwendig, sofortiger Zugang über Webbrowser.
• Kompatibilität: Funktioniert auf allen Geräten (iPhone, Android, Mac, Windows, PC)

Compa integriert sich nahtlos in bestehende Systeme und unterstützt Architekten nicht nur bei der Zeiterfassung, sondern auch beim Projektcontrolling und der Rechnungsstellung, wodurch ein umfassendes Verwaltungstool für moderne Architekturbüros geboten wird. Compa bietet eine effiziente und rechtssichere Lösung für die Arbeitszeiterfassung

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Kobold

Kobold bietet auch eine Software speziell für Planungsbüros. Damit ergeben sich ähnliche Vorteile. Sie ist mit der HOAI verknüpft und es können einfach Angebote und Rechnungen nach HOAI erstellt werden.

Falls Sonderleistungen beauftragt werden, können auch diese schnell in der Software von Kobold erfasst werden. Durch die integrierte Abrechnungsfunktion läuft die Rechnungsstellung bei laufenden Projekten weitgehend automatisiert ab. Einen besonderen Vorteil bildet der eingebaute E-Mail-Assistent: Automatisch erhalten MitarbeiterInnen Erinnerungen per E-Mail, falls Fristen für die jeweiligen Zeiteinträge verstreichen. Damit ist sichergestellt, dass eine Kontrolle durch den Büroinhaber und mündliche Reklamationen nicht mehr notwendig sind.

Clockodo

Der deutsche Hersteller Clockodo setzt auf die klassische Einzelplatz-Installation und ist sowohl auf PCs als auch auf Macs einsetzbar. Ferner hat das Unternehmen eine mobile App entwickelt, die auch offline funktioniert. Neben den klassischen Funktionen einer Zeiterfassung Software wie der Arbeitszeiterfassung für alle Mitarbeiter und der kombinierten Projektzeiterfassung mit Stundenzetteln hat sich der Hersteller eine weitere Variante ausgedacht, Arbeitszeiten zu erfassen: Mit Notizzetteln und Formularen lassen sich nachträglich Ganztags-Tätigkeiten eintragen. Auf diese Weise wird es MitarbeiterInnen ermöglicht, auch im Nachhinein schnell Arbeiten an einem Projekt zu dokumentieren. Zur Datensicherheit lassen sich die in der Software erstellten Stundenzettel und PDFs direkt digital signieren. Abwesenheiten lassen sich mit der Software einfach planen, kontrollieren und genehmigen.

Time Track

Das Unternehmen Time Track aus Österreich richtet sich mit seinem Produkt in erster Linie an mittlere bis große Betriebe. Das Hauptaugenmerk liegt auf der übersichtlichen Darstellung der Aufwände für jedes Projekt. Damit ist eine optimale Kontrolle über den Projektstatus möglich. Selbstverständlich gewährleistet auch diese Software eine gesetzeskonforme Verwaltung und Dokumentation der Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Ein besonderes Feature von Time Track ist die integrierte Personalplanung: Anhand der vorgegebenen Kriterien erstellt die Software automatisch einen intelligenten Dienstplan. Übrigens hat sich auch dieser Hersteller für eine cloudbasierte Lösung zugunsten einer plattformübergreifenden Nutzung entschieden.

Time Tac

Den gleichen Weg beschreitet auch ein weiterer österreichischer Hersteller: TimeTac. Dadurch ist auch diese Zeiterfassung Software sowohl auf dem PC als auch auf dem Mac und mobilen Endgeräten nutzbar. Das vereinfacht den Zugriff und die Nutzung von unterwegs. Auffallen tut der modulare Aufbau, den der Hersteller besonders herausstellt. Es lassen sich sowohl einzelne Module nutzen als auch kombiniert in einem Zeiterfassungssystem. Die Module müssen einzeln gebucht werden, von der Arbeitszeiterfassung über die Projektzeiterfassung bis zur Urlaubsverwaltung. Andere Hersteller integrieren alle diese Funktionen in einer einzigen Software. Ein wichtiger Vorteil von TimeTac ist die außerordentliche Skalierbarkeit: Ob KMU oder multinationale Unternehmen mit vielen Standorten, die Software lässt sich problemlos erweitern.

Einfache Zeiterfassung mit der Compa Software

Im Vergleich überzeugt die Compa Software durch ihre besonders intuitive Bedienung, die es auch ungeübten Nutzern einfach macht, sich schnell auf der übersichtlichen Oberfläche zurechtzufinden. Der Funktionsumfang ist sehr auf kleine Büros abgestimmt, man vermisst keinen wichtigen Bereich für eine effiziente Zeit- und Projekterfassung. Die Software ist aber nicht Überladen mit Funktionen, die nur große Büros brauchen. Das Ganze kann man kostenlos testen und ohne hohe Voabrkosten monatlich mieten.

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