Gerade im Baubereich haben Planungsbüros in hohem Maße mit umfangreichen Angebotserstellungen und Vergaben an viele externe Firmen zu tun. Die sogenannte AVA (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) gehört neben dem eigentlichen Planungs- und Entwurfsprozess zu den zeitaufwändigsten Aufgaben für ArchitektInnen. Nur ein leistungsfähiges Ausschreibungsprogramm hilft, eine ressourcenschonende und zeitsparende Bearbeitung zu gewährleisten. Heutzutage findet die AVA fast ausnahmslos digital mit einer branchenspezifischen Ausschreibungssoftware statt.

Was ist eine Ausschreibungssoftware?

Eine Ausschreibungssoftware, unter Fachleuten meist "AVA-Software" genannt, digitalisiert den gesamten Prozess der Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung. Dies bedeutet eine erhebliche Unterstützung nicht nur für ArchitektInnen und IngenieurInnen, sondern auch für Planungsgesellschaften, Bauträger, öffentliche Vergabestellen und Baufirmen. Neben der eigentlichen Angebotserstellung und Abrechnung vereinfacht sie auch den Datenaustausch zwischen allen am Bau beteiligten Instanzen und sorgt für hohe Fehlersicherheit. Dies hilft allen, Planungs- und Kalkulationsfehler zu minimieren.

Die AVA-Software ist ein mehr oder weniger umfangreiches Computerprogramm, mit dem PlanerInnnen zentral in einem Tool alle Daten rund um Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung verwalten und kontrollieren können. Unter einer im Allgemeinen einheitlichen Benutzeroberfläche fügen sich die einzelnen Komponenten nahtlos in den Arbeitsfluss im Planungsprozess ein. Damit gelingt es AuftraggeberInnnen und AuftragnehmerInnen, zeitsparend und effizient miteinander zu kommunizieren und den Vergabe- und Abrechnungsprozess so transparent wie möglich für alle Seiten zu gestalten.

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Was sind die Kernfunktionen einer Ausschreibungssoftware?

Die Kernfunktionen eines jeden Ausschreibungsprogramms erlauben die Erledigung der grundsätzlichen Aufgaben rund um die Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung. Damit wird modernen Planungsbüros die Arbeit rund um die finanzielle Seite der Bauprojekte sehr erleichtert und weitgehend automatisiert. Die Kernfunktionen gliedern sich im Wesentlichen in folgende vier Bereiche:

• Kostenermittlung: In allen Leistungsphasen müssen die zu erwartenden Kosten eines Bauprojekts so genau wie möglich ermittelt werden. Sogar in der LP1 sollten in der Vorplanungsphase bereits die voraussichtlichen Kosten realistisch kalkuliert werden, um zum frühen Zeitpunkt bereits die Budgetplanung und Machbarkeit mit BauherrInnen abzustimmen.

• Leistungsverzeichnisse erstellen: Nach der ersten Kostenschätzung unterstützt die Ausschreibungssoftware ArchitektInnen bei der DIN-gerechten Erstellung von Leistungsverzeichnissen. Auf deren Basis können AuftragnehmerInnen anschließend ihre Angebote kalkulieren und abgeben.

• Im nächsten Schritt erstellt die Ausschreibungssoftware einen Preisspiegel und prüft die Angebote der einzelnen BieterInnen. Integrierte GAEB-Schnittstellen gewährleisten dabei einen fehlerfreien Im- und Export aller Daten.

• Während und nach der Bauzeit muss das Ausschreibungsprogramm schließlich beim gesamten Prozess der Abrechnung unterstützen. Sowohl Teilabrechnungen als auch die Schlussrechnung müssen detailliert geprüft und fehlerfrei erstellt werden. Ferner sollten Nachträge möglich sein.

Die 6 besten Ausschreibungsprogramme im Vergleich

Zur besseren Orientierung hier die 6 besten Softwares zur Ausschreibung im direkten Vergleich. Damit soll ArchitektInnen die Auswahl der jeweils optimalen Lösung für die individuellen Ansprüche erleichtert werden. Auch wenn sich die Funktionen bei allen Anbietern ähneln, werden doch – je nach Zielgruppe und Firmenphilosophie – unterschiedliche Präferenzen gesetzt.

Compa AVA

Der Newcomer auf dem Gebiet der Ausschreibungssoftware verfügt über wichtige Qualitäten, die den Alltag besonders von kleineren Büros erleichtern. Dabei ist der Ausstattungsumfang alles andere als klein. Es wird alles geboten, was man zur zeitgemäßen AVA-Abwicklung benötigt. Und das Ganze zu einem äußerst günstigen Preis.

• Intuitive Oberfläche: Sofortige Nutzung auch für Ungeübte innerhalb kürzester Zeit ohne lange Einarbeitung oder Schulung.
  
  
• Cloud-basiert: Problemlose Nutzung auf Mac und Windows ohne Installation. Plattformübergreifender Datenaustausch und Zugriff von mobilen Endgeräten.
  
  
• Kostenschätzung nach DIN 276: Neben der üblichen Methode bietet Compa zusätzlich die Kostenschätzung nach Vergabeeinheiten. Beide Methoden können in verschiedenen Projektphasen alternativ angewandt werden.
  
  
• Online Ausschreibung: Ein echtes Highlight, das neben Compa nur ein einziges weiteres Programm bietet. LVs können einfach per Mail verschickt werden.
  
  
• Zahlungsfunktion für den Bauherren: Exklusiv nur Compa bietet diese innovative Methode der Rechnungsfreigabe und Zahlung online.
  
  
• Großer Funktionsumfang zum günstigen Komplettpreis.

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Orca AVA

Die Orca AVA gehört mit mehr als 30 Jahren und einer der weitesten Verbreitungen zu den Klassikern auf dem Markt. Das Konzept unterscheidet sich daher auch aufgrund des Erscheinungsjahrs 1990 deutlich vom Vorgänger.

• Fest installierte Software: nur für Windows Hardware geeignet, läuft auf Mac über Parallels oder ähnlichen virtuellen Umgebungen.
• Großer Umfang: Orca ist eines der bekanntesten Büros und deckte Alle Funktionalitäten ab, die man sich als Ausschreibungsexperte wünschen kann.
• Baukastensystem: Flexible Anpassung an verschiedene Bedürfnisse von ArchitektInnen, IngenieurInnen, Wohnbaugesellschaften und Behörden.
• Schnittstellen: Alle gängigen Datenformate wie Word, Excel, PDF, RTF, GAEB und IFC zum direkten Import von CAD-Daten sind vorhanden.
• Preismodelle: Drei verschiedene Editionen passen sich den unterschiedlichen Anforderungen an. Die Starter Edition deckt LP 5-7 ab, die Professional Edition alle Leistungsphasen, die Enterprise Edition zusätzlich BIM-LV-Container und Benutzerrechte für Teams.

RIB iTWO

Auch RIB gehört als Unternehmen bereits zu den Klassikern auf dem Markt und hat sich bei der Entwicklung der RIB iTWO AVA-Software ebenfalls für eine fest installierte Lösung entschieden. Der riesige Leistungsumfang macht deutlich, dass sie sich in erster Linie an große oder internationale Unternehmen richtet.

• Fest installierte Software: Nur auf Windows Hardware nutzbar, hohe Systemvoraussetzungen.
• Kosten- und Projektcontrolling: Prozesse ohne Schnittstellenverluste.
• HOAI-konform: Abdeckung des kompletten Leistungsspektrums der HOAI, inkl. Tiefbau, Straßenbau, TGA.
• Durchgängiger Workflow: Optimale Integration in CAD, ERP-, Beschaffungs- und FM-Systeme.
• Skalierbarkeit für BIM-Arbeitsweisen: 5D modellorientierte LV-Bearbeitung.
• Analysefunktionen: Projekt- und Detailanalysen nach verschiedenen Standards.

CaliforniaX

CaliforniaX wird von G&W Software vertrieben und ist ebenfalls bereits lange Zeit auf dem Markt. Das mächtige Ausschreibungsprogramm richtet sich nicht nur an Architekturbüros, sondern auch an Versorgungsunternehmen, Kommunen und Unternehmen mit Bauabteilungen. Der modulare Aufbau und drei Editionen (Small Business, Business, Enterprise) erlauben eine optimale Anpassung an die eigenen Bedürfnisse.

• Wahlweise fest installiert (nur Windows) oder webbasiert (Cloud-Server für alle Systeme).
• BIM2AVA: Nahtlose Integration von BIM-Modellen in die AVA.
• Alle aktuellen Schnittstellen: GAEB, PDF, XLS, CSV, HTML, XPS, Datanorm, IFC, Önorm etc.
• Schulungen: Es werden Schulungen zum Einstieg angeboten.
• Modular: Jederzeit erweiterbar durch fachspezifische Module.

Cosoba

Das Software-Tool AVA.relax von Cosoba ist, wie Orca und RIB, nur als fest installierte Version erhältlich. Auch diese Ausschreibungssoftware setzt aufgrund des enormen Funktionsumfangs auf modularen Aufbau. So lässt sich z.B. das Bautagebuch auch als mobile App nutzen. AVA.relax ist ebenfalls in drei Editionen verfügbar: Business, Business-plus und Professional.

• Bau- und Kostenmanagement: Nach eigenen Angaben vollständigstes Expertensystem im DACH-Raum.
• Spezialmodule: für Sachverständige, TGA Fachplaner, GaLa, Tiefbau.
• Alles aus einer Hand: umfangreiche Modulbibliothek.
• Intuitive Bedienung: Trotz Komplexität praxisnahe Oberfläche.
• VOB- und DIN-konform: regelkonforme Ausschreibungstexte.
• Offene XML-Schnittstelle: Datenaustausch per GAEB, Datanorm, Önorm.
• BIM: Integration durch BIM IFC Viewer und Import aus CAD-Software.

SIDOUN GLOBE

SIDOUN International GmbH blickt auf über 40 Jahre Erfahrung bei AVA-Software zurück. Mehrere Auszeichnungen zertifizieren die hohe Qualität des flexiblen, modernen Systems. Besonders hervorzuheben ist die nahtlose Integration von Word und Excel.

• Installation: nur Windows, in Serverversion Zugriff über Internet mit statischer IP.
• Schnelle LV-Erstellung: Unterstützung bei der Erstellung der LV.
• Rückgängig-Funktion: branchenweit einzigartig.
• BIM-Lösung: Bidirektionales G-BIM für gemeinsame Datenbasis mit CAD.
• Suchfunktion: Google-ähnliche Suche für schnelles Auffinden von Daten.
• Excel-Inside: Bidirektionale, synchrone Verzahnung mit MS Office.
• Preis: Der passende Funktionsumfang und Preis wird individuell für jeden Kunden ermittelt.