Eine Projektmanagement Software für ArchitektInnen und IngenieurInnen ist aus dem modernen Arbeitsalltag von Planungsbüros nicht mehr wegzudenken. Statt einer unzähligen Ansammlung unterschiedlicher Spezialprogramme sorgt das integrierte Projektmanagement für die Bearbeitung von Projekten auf einer einzigen Plattform. Das erleichtert den Datenaustausch und die Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten, auch bei großen Teams und Bauprojekten. Auch die Integration von BIM-Modellen ist in aktuellen Projektmanagement Lösungen gewährleistet.

Was ist Projektmanagement in der Architektur?

Jedes Bauprojekt bringt neben der kreativen, künstlerischen Tätigkeit jede Menge organisatorische Aufgaben mit sich. Durch immer höhere Ansprüche an Transparenz und Dokumentation sehen sich ArchitektInnen heutzutage mit einer nahezu unüberschaubaren Flut von Obliegenheiten konfrontiert, die sich selbst in einem Team nur schwer ohne die Hilfe einer leistungsfähigen Software bewältigen lassen. Dabei beinhaltet das Projektmanagement alle Phasen eines Projekts:

• Startphase: Bereits in LP1 und LP2 müssen umfangreiche Vorberechnungen und erste Kostenschätzungen durchgeführt werden. Gleichzeitig entscheidet die Zeitplanung über die Bauzeit und die geplante Fertigstellung.
• Planungsphase: In LP3 bis LP5 fallen hohe Mengen an Projektdaten zur Kostenermittlung und zum Bauzeitenplan an. Die sorgfältige Koordination stellt den reibungslosen Bauablauf sicher und verhindert spätere Fehler.
• Vergabephase: die LP6 bis LP7 erfordert eine klare Kommunikation zwischen Gewerken und Planern, um eine solide Vergabe der Aufträge zu gewährleisten. Dies lässt sich fast nur mit Hilfe einer dafür ausgelegten Software bewerkstelligen.
• Objektüberwachung: Während der Bauphase ist in der LP8 eine konstante Kontrolle der Kosten und Bauzeiten mit ständig aktualisiertem Soll-/Ist Vergleich notwendig. Außerdem muss die Dokumentation mittels Bautagebuch und Mängelmanagement sichergestellt werden.
• Endabnahme und Objektbetreuung: Die Mängelaufnahme und die Verwaltung des Gebäudes gehören zu den Hauptaufgaben der LP9.

Die wichtigsten Aspekte im Planungsalltag sind somit die permanente Überwachung der Kosten und der Timeline durch alle Leistungsphasen. Selbst kleinste Fehler in der Kalkulation können später während der Bauausführung zu schwerwiegenden Konsequenzen führen. Nur mit einer integrierten Projektmanagement Software behalten PlanerInnen die vereinbarten Kosten und den festgelegten Übergabetermin im Griff. Eine manuelle Kosten- und Zeitermittlung über Excel-Tabellen ist dagegen extrem fehlerbehaftet und zeitaufwändig.

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Was sollte eine Projektmanagement Software für Architektenbüros können?

Kernfunktionen einer effektiven Projektmanagement-Software:

Kostenkontrolle - Kostenübersicht in jeder Leistungsphase:

• Ständiger Abgleich der Kosten mit Auftraggebern und Gewerken
• Vermeidung bzw. genaue Begründung und Dokumentation von Nachträgen

Bauzeitenplan - Zeitliche Koordination der Gewerke

• Gewerke und Abhängigkeiten Planen und an sich ändernde Anforderungen anpassen
• Sorgfältige Planung und Überwachung, um einen reibungslosen Bauablauf zu gewährleisten‍

Bautagebuch - Lückenlose Dokumentation des Fortschritts

• Mobiles Erstellen von Bautagebüchern mit Fotos, Wetter, anwesenden Gewerken und Notizen
• Aufbewahrung und schnelles finden von relevanten Einträgen

Mängelmanagement

• Nahtlose Integration von Mängelanzeigen und Tickets für eine effiziente Bearbeitung
• Einfache Kommunikation mit Gewerken in beide Richtungen

Protokolle

• Dokumentation von Entscheidungen und Fortschritt

An einem Bauprojekt sind viele verschiedene Parteien beteiligt, darunter ArchitektInnen, Fachplanungsbüros, zahlreiche Gewerke, sowie BauherrInnen und AuftraggeberInnen. Diese Vielfalt an Beteiligten kann leicht zu Missverständnissen und Planungsfehlern führen. Mündliche Vereinbarungen und kurzfristige Änderungswünsche können schnell zu Chaos auf der Baustelle führen, weshalb eine lückenlose Dokumentation unerlässlich ist, um Fehler zu vermeiden.

Für das Management eines Bauprojekts ist eine sorgfältige und rechtssichere Dokumentation des gesamten Bauablaufs essentiell, beginnend bei den ersten Vorgesprächen bis hin zur Nachbetreuung. Eine leistungsfähige und benutzerfreundliche Projektmanagement-Software ist daher unverzichtbar, um die komplexen Prozesse effektiv zu steuern.

Beste Projektmanagement Softwares für Architekten

Compa

Die Projektmanagement-Software von Compa ist speziell auf die Bedürfnisse kleiner Planungsbüros zugeschnitten, die eine einfache Lösung für die Überwachung ihrer Projektkosten und für die Kollaboration suchen. Sie zeichnet sich durch eine extrem einfache und intuitive Bedienung aus, die es selbst Erstanwendern ermöglicht, ohne lange Einarbeitungszeit effizient zu arbeiten.

Hauptfunktionen von Compa:

• Kostenkontrolle: Compa ermöglicht einen ständigen Abgleich der Projektkosten mit Auftraggebern und Gewerken. Die Software unterstützt die Vermeidung und genaue Begründung von Nachträgen, was für kleine Büros besonders wertvoll ist, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden.
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• Gesamtheitliche Kostenübersicht: Compa stellt eine durchgängige Kostenverfolgung vom ersten Kostenrahmen bis zur Schlussrechnung bereit. Ein Dashboard zeigt die Entwicklung der Kosten über das gesamte Projekt hinweg an, was eine kontinuierliche Überwachung und schnelle Anpassungen ermöglicht.
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• Professionelle Kostenschätzungen: Die Software bietet Vorlagen für Kostenrahmen, Kostenschätzung und Kostenberechnung nach DIN 276 oder spezifisch nach Gewerken. Diese Vorlagen helfen dabei, fehlerfreie und professionell aussehende Kostendokumente zu erstellen, die auch direkt als übersichtliche PDFs exportiert werden können.
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• Effiziente Kollaboration: Durch die cloudbasierte Architektur ermöglicht Compa eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, auch wenn sie remote arbeiten. Alle Beteiligten können auf Projektdaten zugreifen und diese in Echtzeit aktualisieren.
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• Einfache und intuitive Bedienung: Compa ist bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche, die es neuen Nutzern leicht macht, ohne umfangreiche Einarbeitung produktiv zu werden.
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• Cloudbasierter Aufbau: Keine Installation notwendig, wodurch Zeit und IT-Ressourcen gespart werden. Schneller und unkomplizierter Zugriff von verschiedenen Geräten aus möglich – PCs, Macs und mobile Endgeräte.

Dank des cloudbasierten Ansatzes bietet Compa eine flexible und skalierbare Lösung, die es kleinen Büros ermöglicht, ohne vorherige große IT-Investitionen professionelles Projektmanagement zu betreiben.

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PlanRadar

Auch die Software von PlanRadar setzt auf eine webbasierte Anwendung, dadurch ist der Betrieb auf allen Betriebssystemen sowie mobil über iOS und Android sichergestellt. Der Hersteller wirbt mit der übersichtlichen Darstellung verschiedener Planstände, damit PlanerInnen jederzeit das gesamte Projekt überblicken können. Genau wie bei anderen Softwares auf Browser-Basis sind auch hier über mobile Endgeräte jederzeit Änderungen in Echtzeit möglich, ein Vorteil gegenüber fest installierter Lösungen. PlanRadar erlaubt auch einen direkten Vergleich verschiedener Planversionen. Das Ticketing-System ermöglicht ArchitektInnen, Notizen per Sprach-, Text- oder Bildnotiz direkt in den Plänen zu hinterlassen. Alle am Projektbeteiligten erhalten Updates in Echtzeit.

Capmo

Vorwiegend an größere Büros und Generalunternehmer richtet sich Capmo mit seinem umfangreichen Tool zum Projektmanagement. Auch hier beruht die Software auf webbasiertem Betrieb, so dass sowohl PC- als auch Mac-Hardware kompatibel sind. Beim Preismodell setzt Capmo nicht auf feste Preiskategorien, sondern auf ein individuelles Angebot, das sich an der Firmengröße und dem Auftragsvolumen orientiert. Dafür wird eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern und Projekten versprochen. Zu den Funktionen gehören wichtige Aufgaben des Projektmanagements wie Dokumentenverwaltung, Terminplanung, Aufgabenmanagement, Projektkommunikation, Besprechungen und Risikoanalyse / Bewertung. Damit dürfte die Software alle Ansprüche auch großer Betriebe abdecken.

BauMaster

Auch BauMaster macht bei der Software-Strategie keine Ausnahme und hat sich für den cloudbasierten Betrieb entschieden. Dadurch wird eine plattformunabhängige Nutzung erreicht. Sowohl PC- als auch Mac-User können die Software direkt über einen kompatiblen Webbrowser nutzen, egal ob am Arbeitsplatz oder unterwegs über Tablet oder Smartphone. 

Wie bei den meisten Anbietern garantiert eine Offline-Funktion auch die Nutzung bei fehlender Netzabdeckung, praktisch bei Baustellen im freien Gelände. Neben der einfachen Kommunikation zwischen allen Beteiligten sorgen die eingebaute Bautagebuch-App und ein vereinfachtes Mängelmanagement für die beweissichere Dokumentation auf der Baustelle. Alle Daten werden sicher gespeichert und sind jederzeit langfristig abrufbar, das vereinfacht die Beweisführung bei Reklamationen.

Planfred

Der Hersteller Planfred aus Österreich setzt bei seiner Projektmanagement Software ebenfalls auf den Online-Betrieb und erspart ArchitektInnen damit die zeitraubende Installation auf einzelnen Geräten. Der Leistungsumfang gliedert sich in drei Hauptfunktionen. Das Zentrum bildet das Planmanagement, in dem aktuelle Pläne präferiert dargestellt werden. Ergänzt wird es durch das Dokumentenmanagement und das Taskmanagement. Letzteres ist optimiert für die Kommunikation mit externen Partnern. Eine klare Preisstruktur erleichtert die Wahl des richtigen Paketes.