Fast bei jedem Bauprojekt wird es irgendwann zu dem Punkt kommen, dass eine ursprünglich nicht beauftrage Bauleistung ausgeführt werden soll. Je nachdem, wie gründlich bereits im Vorfeld vereinbart wurde, wie in solch einem Fall zu verfahren ist, wird es für die Parteien einfacher bzw. schwieriger sein, zügig eine einvernehmliche Lösung zu finden. Da es immer vorkommen kann, dass Nachträge notwendig werden, ist für alle am Bau Beteiligten ein gut funktionierendes Nachtragsmanagement fundamental für die schnelle Lösung. Nur so ist gewährleistet, dass es zu keinen unnötigen Verzögerungen oder teuren Rechtsstreitigkeiten kommt.

Was ist Nachtragsmanagement?

Nachträge können am Bau aus verschiedenen Gründen entstehen. Sie gehören zum Alltag in der Baubranche, daher ist das Nachtragsmanagement ein wichtiges Instrument bei jedem Bauprojekt geworden. Das oft auch mit dem englischen Fachbegriff claim management bezeichnete Tool schafft eine rechtssichere Grundlage beim Umgang mit Nachträgen zum ursprünglich vereinbarten Bauvertrag. Beiden Seiten, Auftraggeber:innen und Auftragnehmer:innen, kommt große Verantwortung beim Umgang mit teilweise gegensätzlichen Standpunkten bei Nachträgen zu. Zu beachten ist, dass es sich strenggenommen beim claim management um ein weit umfassenderes, beidseitiges Forderungsmanagement handelt und es keineswegs mit dem Begriff Nachtragsmanagement gleichgesetzt werden sollte.

Daher hat das Nachtragsmanagement zur Aufgabe, die gesamte Prozesskette von der Erfassung bis hin zur Entscheidung über die Richtigkeit eines Nachtrags abzudecken. Letztlich ist ein Nachtrag im Bauwesen ein komplexes Thema, das sich im Management in mehrere aufeinanderfolgende Schritte aufteilt:

• Erfassung des Nachtrags.

• Bearbeitung und Aufbereitung.

• Kalkulation anhand des notwendigen Mehraufwands.

• Anmeldung des Bedarfs eines Nachtrags.

• Einreichung durch betreffende Auftragnehmer:in.

• Prüfung des eingereichten Antrags auf Nachtrag.

• Bewertung mit anschließender Anerkennung bzw. Ablehnung des Nachtrags.

• Vergütung des Nachtrags seitens der Auftraggeberseite.

Da es im Verlauf dieser Schritte im Allgemeinen immer zu Meinungsverschiedenheiten bzw. Streitpunkten kommt, sorgt das Nachtragsmanagement auf Basis der verschiedenen gesetzlichen Normen und Regelungen für Klarheit auf beiden Seiten mit dem Ziel, außergerichtlich eine einvernehmliche Lösung zu finden. Aber auch in dem Fall, dass es doch zu einem Gerichtsstreit kommen sollte, sorgen die nachtragsrelevanten Regelungen für Rechtssicherheit bei allen am Bau beteiligten Personen.

{{cta-video-ava}}

Rechtliche Grundlage für das Nachtragsmanagement im Bau

Das Nachtragsmanagement ist in den einschlägigen Gesetzen und Normen zu Bauverträgen verankert. Zu diesen gehören das BGB, die VOB und die HOAI. Welche der Regelungen konkret Anwendung bei einem Nachtragsansuchen seitens der Auftragnehmer:innen finden, hängt in erster Linie vom Bauvertrag selbst ab. Grundsätzlich sind im Bauwesen zwei verschiedene Vertragsformen üblich:

• Bauvertrag nach dem bürgerlichen Gesetzbuch (BGB): Dieser ist seit Anfang 2018 definiert als spezielle, normierte Form des Werkvertrags.

• Bauvertrag nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB): Die VOB Teil B wird aufgrund der Vereinbarung zwischen beiden Parteien Vertragsgrundlage.

Das Nachtragsmanagement bei Bauverträgen nach BGB beruht auf der Neufassung des Bauvertragsrechts ab 2018. Im Paragraph 650 des BGB sind die entsprechenden gesetzlichen Regelungen festgehalten:

• § 650b BGB: Änderung des Vertrags, Anordnungsrecht des Bestellers.

• § 650c BGB: Vergütungsanpassung bei Anordnungen nach 650b Abs. 2.

Das neue gesetzliche Baurecht, gültig seit dem 1. Januar 2018, ist die bisher bedeutsamste Änderung bezüglich der für das Bauwesen zuständigen Paragraphen des BGB. Erstmalig wurden neben den bislang bekannten Vertragstypen wie beispielsweise Kaufvertrag und Dienstvertrag neue Vertragstypen speziell für das Bauwesen hinzugefügt:

• Bauvertrag nach § 650a Abs. 1.

• Verbraucherbauvertrag nach § 650i.

• Architekten- und Ingenieurvertrag nach § 650p.

• Bauträgervertrag nach § 650u.

Damit wird dem Baurecht seitens des Gesetzgebers eine höhere Bedeutung zugewiesen. Gleichzeitig wurde bei den Zivilgerichten die Integration von Baukammern und Bausenaten beschlossen mit dem Ziel, Bauprozesse fachkundiger und effizienter zu gestalten. Deshalb könnten Bauverträge nach BGB besonders bei privaten Bauherr:innen zukünftig höheres Interesse erlangen.

Dennoch sind Bauverträge nach VOB auch heute weiter die verbreitetere Form im Bauwesen. Zunächst einmal ist zu beachten, dass die VOB im Gegensatz zum BGB keine gesetzliche Verordnung ist. Das bedeutet, dass die VOB zwischen den Parteien bei Abschluss des Bauvertrages ausdrücklich wie eine allgemeine Geschäftsbedingung vereinbart werden muss. Andernfalls findet sie keine verbindliche Anwendung. Alle Regelungen zum Nachtragsmanagement sind in Paragraph 2 der VOB Teil B festgelegt. In den einzelnen Absätzen wird detailliert auf das jeweilige Vorgehen eingegangen bei

• (Absatz 3) der Über- bzw. Unterschreitung von Mengen,

• (Absatz 4) Eigenleistungen des Auftraggebers,

• (Absatz 5) Änderungen der Preisgrundlagen durch Entwurfsänderungen,

• (Absatz 6-7) zusätzlich zum Vertrag geforderten Leistungen,

• (Absatz 8) unverlangt erbrachter Leistungen,

• (Absatz 9) über die vorgeschriebenen Zeichnungen hinaus geforderte Pläne,

• (Absatz 10) Stundenlohnarbeiten.

Die Regelungen der VOB schaffen Rechtssicherheit und definieren genau die Grenzen, ab denen ein Nachtrag zulässig ist. Insbesondere zu den relativ häufigen Änderungen der vereinbarten Mengen lässt der Absatz 3 keinen Raum für Interpretation oder Diskussion:

(3) 1. "Weicht die ausgeführte Menge der unter einem Einheitspreis erfassten Leistung oder Teilleistung um nicht mehr als 10 v. H. von dem im Vertrag vorgesehenen Umfang ab, so gilt der vertragliche Einheitspreis."

2. "Für die über 10 v. H. hinausgehende Überschreitung des Mengenansatzes ist auf Verlangen ein neuer Preis unter Berücksichtigung der Mehr- oder Minderkosten zu vereinbaren."

Damit schafft die Vereinbarung der VOB als Bestandteil des Bauvertrags beiden Seiten die Sicherheit, bei erforderlichen Nachtragsverhandlungen nicht auf persönliche Sichtweisen oder Einschätzungen angewiesen zu sein. Stattdessen hilft die VOB sowohl Auftraggeber:innen als auch Auftragnehmer:innen, eine neutrale Grundlage für Nachtragsverhandlungen frei von Emotionen oder Fehleinschätzungen zu schaffen.

Ergänzend beinhaltet die HOAI in der Leistungsphase 8 weitere Aussagen zur Nachtragsprüfung durch die Planer:innen, wobei die rechtliche Prüfung allerdings der Auftraggeberseite obliegt.

Nachtragsmanagement für den Auftraggeber

Auch wenn Nachträge von Auftragnehmer:innen begehrt werden, bedeutet dies dennoch, dass beiden Seiten umfangreiche Pflichten und Aufgaben beim Nachtragsmanagement zufallen. So müssen beispielsweise bei öffentlichen Bauaufträgen die Regelungen der LP 8 der HOAI angewandt werden. Weiterhin obliegt der Auftraggeberseite bzw. dem beauftragten Planungsbüro die Feststellung und Kontrolle der Kosten auf Basis des vereinbarten Kostenanschlags und die Prüfung der Baubeschreibung.

Damit Nachträge während eines Bauprojekts möglichst vermieden oder zumindest minimiert werden, haben Auftraggeber:innen ein Bündel an Maßnahmen zur Verfügung. Dabei spielen insbesondere vorbeugende Maßnahmen die wichtigste Rolle zu einem erfolgreichen Baumanagement:

• Frühzeitiges Anlegen eines detaillierten Leistungsverzeichnisses, das exakte Beschreibungen und Mengen enthält, bereits in der Ausschreibungsphase Klarheit bei den Bietern sicherstellt und nicht individuell interpretierbar ist.

• In der Vergabephase gründliche Überprüfung insbesondere von Angeboten mit Dumpingpreisen, die fast immer spätere Nachträge verursachen.

• Jederzeit Überblick seitens des Planungsbüros, welches Gewerk genau mit welchen Bauleistungen beauftragt wurde.

• Kontinuierliche Kosten- und Leistungskontrolle während der Bauphase zum möglichst frühzeitigen Aufdecken von Unstimmigkeiten.

• Gründliche Dokumentation von Mehr- und Mindermengen bzw. Mehr- und Minderleistungen.

• Zeitnahe Überprüfung von Auswirkungen erforderlicher Änderungen auf den Kosten- und Zeitplan.

• Gründliche Dokumentation des gesamten Bauablaufs.

• Umgehende und neutrale Prüfung von Nachtragsforderungen der Auftragnehmer:innen.

• Leitung und Vorbereitung von Nachverhandlungen.

• Deutliche und klar verständliche Klauseln im Bauvertrag zur Kostenermittlung und Kalkulation, die im Falle von Meinungsverschiedenheiten auch gerichtlich standhalten.

Nachtragsmanagement im Bau für den Auftragnehmer

Ein erfolgreiches Nachtragsmanagement beginnt für Auftragnehmer:innen bei einer sauberen und realistischen Kalkulation ihrer Angebote. Architekt:innen haben Erfahrung bei marktüblichen Baupreisen, insofern fallen "schwarze Schafe" bei Dumpingangeboten schnell auf und werden nicht berücksichtigt. Dennoch kann es auch beim besten Angebot bei Bauprojekten jederzeit zu Nachtragsforderungen durch Änderungen der ursprünglichen Planung kommen. Nun sind die folgenden Schritte:

• Sorgfältige Dokumentation der geschuldeten und geleisteten Bauleistungen zum Abgleich, wo eventuell Zusatzleistungen zur Erfüllung des Bauvertrages notwendig waren.

• Umfangreiche, lückenlose Dokumentation aller Bauleistungen.

• Frühe Erkennung eines Nachtragsbedarfs, sei es aufgrund von Änderungswünschen des Auftraggebers oder äußerer Umstände wie zum Beispiel Wetter, Lieferverzögerungen oder technisch notwendiger Anpassungen.

• Sorgfältige und korrekte Kalkulation des erforderlichen Nachtrags.

• Frühzeitige Anmeldung und Einreichung des Nachtrags beim Auftraggeber.

Die schriftliche Nachtragsforderung muss auch formell den Anforderungen an Transparenz genügen und sollte auf jeden Fall folgende Punkte enthalten:

• Nachvollziehbarer Grund für die Nachtragsforderung.

• Art der Nachforderung (Mehraufwand, Mehrmenge, Zusatzleistung etc.).

• Genaue Auflistung aller Bauleistungen, die entweder zusätzlich oder in modifizierter Form ausgeführt werden müssen.

• Die durch die Zusatzleistung oder Änderung resultierenden Kosten.

• Detaillierte Dokumentation des Sachverhalts mit Fotos, Plänen, Skizzen und Notizen.

Die Nachtragsforderung muss von Auftragnehmer:innen in Form eines schriftlichen Angebots eingereicht werden. Dieses enthält, genau wie das ursprüngliche Angebot zur Auftragsannahme, ein detailliertes Leistungsverzeichnis mit allen neuen Positionen. Als Grundlage sollte das ursprünglich erstellte Leistungsverzeichnis dienen. Alle Angaben sollten für alle Beteiligten gut nachvollziehbar sein.

Beide Seiten sind beim Nachtragsmanagement verpflichtet, eine Kooperation und eine gütliche Einigung anzustreben. Weder sollten überzogene Forderungen gestellt noch umgekehrt berechtige Forderungen einfach abgewiesen werden. Letztlich riskieren beide Parteien dadurch einen Rechtsstreit, hohe Kosten bis hin zum Schadensersatz und eine mögliche Bauverzögerung. Daher steht eine praktikable Lösung im vereinbarten Kostenrahmen des Gesamtprojektes im Vordergrund.

Tipps zu einem effizienten Nachtragsmanagement

Das Management von Nachträgen kann als Teil der umfangreichen Kostenermittlung und -kontrolle zu einem sehr zeitaufwändigen Bestandteil des Bauprozesses werden. Da hier, genau wie bei der ursprünglichen Ausschreibung und Vergabe, sehr detaillierte und oft sich wiederholende Auflistungen und Kalkulationen erfolgen, die mit der ursprünglichen Kostenkalkulation abgeglichen werden müssen, kann es bei etwas größeren Bauprojekten mit vielen Änderungen schnell zu einer schwer zu bewältigenden Herausforderung werden. Planungsbüros sind oft personell und zeitlich überfordert, manuell die in kürzester Zeit anfallenden Modifikationen und Nachtragsforderungen mit der Soll-Kalkulation abzugleichen. Der Zeitaufwand für den Import von weiteren Excel-Tabellen in die vorhandenen Ausschreibungsunterlagen ist nicht zu unterschätzen, wertvolle Zeit geht für andere Planungs- und Überwachungsaufgaben verloren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt des AVA-Managements ist die Rechtssicherheit. Fehler beim manuellen Import oder Vergleich von Daten können schnell Fehler und damit negative Folgen verursachen. Im schlimmsten Fall drohen Abmahnungen, Rechtsstreitigkeiten und Schadenersatzklagen, die den Bauprozess gefährden können. Nur eine detaillierte, fehlerfreie Dokumentation bewahrt Planer:innen vor Regressansprüchen. Moderne AVA-Softwarelösungen helfen, diese Fehlerquellen auszuschließen und gleichzeitig sehr effizient und zeitsparend Projekte zu managen.

Optimal ist die Abwicklung des gesamten Baumanagements über eine integrierte Software wie Compa. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass der gesamte Workflow von der ersten Kostenkalkulation über die Kontrolle des Soll-Ist-Vergleichs bis hin zum Nachtragsmanagements strukturiert und mit einer hohen Kosten- und Zeitersparnis durch die verantwortlichen Planer:innen abgewickelt werden kann.

{{cta-quote-ava-1}}