Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem standardisierten Format erstellt und empfangen wird und in Zukunft im inländischen Zahlungsverkehr zwischen den Unternehmen eingesetzt werden muss. Sie löst die bisher üblichen Rechnungen im Papierformat oder per Emailversand in nichtstandardisierten Formaten wie z.B. Word oder PDF ab.

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Gesetzliche Anforderungen an E-Rechnungen

Die EU-Kommission hat die Einführung eines elektronischen Meldesystems geplant. Dies wird in Zukunft die ZM (Zusammenfassenden Meldungen) ersetzen. Aus diesem Anlass existierte in Deutschland seit Mitte April 2023 ein Diskussionsentwurf zur Verpflichtung der elektronischen Rechnungsstellung, der am 17.11.2023 durch die Verabschiedung des Wachstumschancen-Gesetzes umgesetzt und in der finalen Form am 23.2.2024 durch die Zustimmung des Bundestages veröffentlicht wurde. Genau werden die zukünftigen Anforderungen an Rechnungen im B2B-Verkehr im Umsatzsteuergesetz (UStG) im §14 (Ausstellung von Rechnungen) in Abs.1 definiert. Danach müssen folgende Punkte erfüllt werden:

• (2) Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.

• (3) Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden.

• (4) Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden.

• (5) Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.

• (6) Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln.

Nach Abs. 3 gilt die Echtheit als gewährleistet entweder

• 1. durch eine elektronische Signatur oder

• 2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.

Wann wird die E-Rechnung Pflicht?

Relativ kurzfristig wird auch für Architekturbüros die Erstellung von Honorarrechnungen im E-Format im Bereich B2B ab dem 01.01.2025 Pflicht. Auch wenn es noch eine Übergangsregelung für die Erstellung bis 2028 gibt, so schreibt dennoch das Gesetz vor, dass der Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen bereits ab 2025 für alle Unternehmen verbindlich sind. Das bedeutet, dass Architekt:innen ab sofort in der Lage sein müssen, dieses standardisierte Rechnungsformat zu lesen und zu archivieren. Dies ist nur durch den Einsatz geeigneter Software möglich.

Vorteile der E-Rechnung für Architekten

Auf den ersten Blick scheint die Umstellung bei Honorarrechnungen kompliziert zu sein, aber abgesehen davon, dass die E-Rechnung ab 2025 verpflichtend ist, bringt sie auch erhebliche Vorteile mit sich:

• Zeitersparniss durch automatisierte Rechnungsstellung.

• Beschleunigte Zahlungsprozesse und schnellere Liquidität.

• Automatisierte Berichte und Auswertung zum Umsatz und Profitabilität von Projekten und des Büros.
• Einfach verknüpfung zwischen Zeiterfassung und Rechnungsstellung

Teilweise schrecken Freiberufler:innen und KMUs noch vor der Umsetzung der neuen Richtlinie zurück. Dabei ist der Umstieg auf die E-Rechnung mit einer modernen Software-Lösung für Architekten heutzutage einfach und problemlos.

Wie erstellt man eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung kann man nur mit passender Software erstellen. Alle gängigen Rechnungs- und Buchhaltungssoftwares können E-Rechnungen in verschiedenen Formaten erstellen. Für die Auswahl der richtigen Software sollten einige Punkte beachtet werden:

1. Erstellt die Software konforme E-Rechnungen?
   Das kann mit einem Online-Validator für E-Rechnungen schnell überprüft werden,
2. Wird die Software noch weiterentwickelt?
   Die Regelungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und nationale Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung werden laufend erneuert. Der Softwarehersteller muss sich daran anpassen.
3. Deckt die Software meine Bedürfnisse an Rechnungen ab?
   Honorarrechnungen von Planungsbüros sind oft speziell, da sie nach HOAI oder Zeiten gestellt werden. Eine flexible Software sollte einen HOAI Rechner und die Zeiterfassung integriert haben, so dass Rechnungen mit wenigen Klicks erstellt werden können.
4. Ist der Umstieg auf die Software einfach und schnell?
   Der Umstieg auf eine neue Software sollte wenige Stunden dauern. Wichtig ist, das bestehende Rechnungen von laufenden Projekten leicht importiert werden können.

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Rechnungsformate

In Deutschland und international sind zurzeit verschiedene Rechnungsformate üblich, welche die Definitionen nach EN16931 erfüllen:

• XRechnung: In Deutschland definiert der nationale Standard XRechnung ein strukturiertes XML-Format für E-Rechnungen. Für Planungsbüros, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, ist dieses Format verpflichtend.

• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Hierbei handelt es sich um ein hybrides Format, das zwei verschiedene Formate in einer Rechnung kombiniert: die visuelle, für Menschen lesbare Darstellung als PDF und die maschinenlesbare Version als XML.

• Factur-X: Auch hier handelt es sich um ein hybrides Format als Kombination aus dem deutschen ZUGFeRD und dem französischen FNFE-Mandat.

• UBL (Universal Business Language): Internationales Datenformat zum elektronischen B2B-Datenaustausch als XML-Datei.

• UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII): Auch dieses XML-basierte Dateiformat kommt international zum Einsatz und wurde von der UN/ECE entwickelt.

Welche Vorteile bieten die einzelnen Formate für Architekt:innen? 

Für die XRechnung spricht sicherlich, dass sie erstens eigens dafür entwickelt wurde, die Standards und Anforderungen der EU-Richtlinie national umzusetzen und zweitens das einzige zulässige Rechnungsformat für Aufträge durch die öffentliche Hand darstellt. Ihr größter Nachteil ist, dass sie nur maschinenlesbar ist.

Dagegen punktet die Variante ZUGFeRD-Rechnung mit der ausgesprochen nutzerfreundlichen Lesbarkeit. Durch die Kombination einer maschinenlesbaren XML-Datei und einer menschenlesbaren PDF/A-3-Datei lässt sich diese Form der E-Rechnung problemlos nicht nur an Firmen, sondern auch an Privatpersonen senden. Beide Dateien lassen sich nach dem Empfang weiterverarbeiten.

Als Entscheidungshilfe für Architektenbüros mag also dienen, ob eher Kunden im B2B-Bereich (Unternehmen, öffentliche Hand) oder Privatkunden zum Kundenkreis gehören. Ideal ist eine Controlling-Software zur Honorarabrechnung, die beide Formate unterstützt.

Die internationalen Formate sind in Deutschland bei KMUs eher unüblich.

Welche Pflichtangaben benötigt eine E-Rechnung?

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) definiert im § 14 im Absatz 4 folgende Pflichtangaben für die E-Rechnung:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,

2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,

3. das Ausstellungsdatum,

4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),

5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,

6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,

7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,

8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,

9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und

10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”.

Compa Software zur Erstellung von E-Rechnungen für Architekten

Die moderne HOAI Software von Compa bietet ein Modul zur fehlerfreien und schnellen Honorarberechnung und Rechnungserstellung nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben in XML und PDF. Für diese Software-Lösung spricht neben der überaus einfachen, intuitiven Bedienung vor allen Dingen auch der plattformübergreifende Einsatz durch die browserbasierte Technologie, die eine Installation auf Einzelrechnern überflüssig macht. Außerdem können alle Rechnungen problemlos auch unterwegs über Tablets oder Handys aufgerufen und bearbeitet werden.

E-Rechnungen: notwendiger Schritt in die Zukunft der Architekturbranche

Was bedeutet die Umstellung für Architektenbüros? Auch Freiberufler und KMUs kommen ab sofort nicht mehr daran vorbei, sich mit der elektronischen Rechnungserstellung nach EN16931 zu beschäftigen. Obwohl es eine Übergangsfrist gibt, sind Unternehmen in der EU verpflichtet, ab Anfang 2025 E-Rechnungen empfangen und archivieren zu können.